Bästa faktureringsprogrammet för nya företag

En del nystartade företagare behöver inte ett bokföringsprogram från dag ett. De behöver skicka fakturor som ser professionella ut, som betalas i tid, och som är juridiskt korrekta — och det är en mindre och billigare fråga än att välja ett helt ekonomisystem.

Här är fyra alternativ, från renodlade faktureringsverktyg till fulla ekonomisystem där fakturering bara är en modul, och när det ena eller andra faktiskt är rätt val.

Vad en svensk faktura faktiskt måste innehålla

Innan valet av program: en svensk faktura måste enligt lag innehålla vissa uppgifter oavsett vilket verktyg du skapar den i. Det handlar bland annat om fakturadatum, ett löpande fakturanummer i en obruten serie, säljarens organisationsnummer och momsregistreringsnummer, köparens uppgifter, samt momsen specificerad per rad eller per momssats. Ett faktureringsprogram är i grunden en garanti för att du inte glömmer något av detta i stressen när en ny kund vill ha en faktura samma dag.

Det är också här skillnaden mot ett fullt bokföringsprogram blir tydlig. Ett faktureringsprogram löser fakturan. Ett bokföringsprogram löser fakturan och dessutom kontering, momsrapport och resten av bokföringsskyldigheten. Behöver du bara det första kan det andra vara en onödig omväg — och tvärtom, väntar du för länge med det andra bygger du upp ett efterarbete som blir tyngre för varje månad.

Så väljer du mellan ett fristående verktyg och en full svit

• Hur många fakturor du skickar per månad och till hur många olika kunder
• Om du redan vet att bolaget kommer behöva full bokföring inom kort
• Om du vill koppla fakturering till betalpåminnelser och integrationer
• Vad ett byte till ett större system senare kostar dig i manuellt arbete

En ensam konsult med ett fåtal kunder och några fakturor i månaden har sällan nytta av en full ekonomisvit från start. Ett aktiebolag som redan vet att det ska ha anställda, lager eller en redovisningsbyrå inom det närmaste året vinner ofta på att gå direkt till den fulla sviten, eftersom bytet annars måste göras ändå — bara med mer historik att föra över.

Fortnox, Bokio och Spiris (f.d. Visma eEkonomi) — fakturering som en modul i ett större system

Fortnox Annonslänk, Bokio Annonslänk och Spiris (f.d. Visma eEkonomi) Annonslänk är i grunden bokföringsprogram, men samtliga har en fullt fungerande fakturamodul som går utmärkt att använda även om du inte utnyttjar resten av systemet än. Det är en rimlig väg om du vet att du kommer växa in i full bokföring inom överskådlig tid — du betalar för mer än du använder i början, men slipper flytta historik senare.

Skillnaderna dem emellan liknar dem som gäller när man väljer fullt bokföringsprogram: Fortnox har bredast integrationsutbud och är den byråer oftast redan kan, Bokio är byggt för att vara enklast att komma igång i utan förkunskaper, och Spiris ligger mitt emellan med mer inkluderat i grundpriset. Ingen av de tre är fel som ren fakturalösning, men ingen av dem är heller den billigaste vägen dit om fakturering är allt du behöver just nu.

Zervant — fakturering utan att betala för bokföring du inte använder

Zervant är byggt för motsatsen: du får ett fokuserat faktureringsverktyg utan att betala för en full bokföringssvit du inte behöver ännu. Det passar soloföretagare och mindre bolag som vill skicka professionella fakturor, hålla koll på obetalda belopp och skicka påminnelser, utan att samtidigt lägga tid eller pengar på kontering och momsrapport i samma verktyg.

Avvägningen är den omvända mot de tre ekonomisystemen ovan: du slipper betala för moduler du inte använder idag, men den dagen bolaget behöver full bokföring får du antingen lägga till ett separat bokföringsprogram vid sidan av, eller flytta över till ett större system och föra över historiken manuellt. Läs alltid Zervants egen information om aktuella gränser i gratisnivån innan du bygger hela din rutin kring den.

Nummerserien du inte får bryta

Ett av de krav som är lättast att missa när man skriver fakturor manuellt eller i flera olika verktyg parallellt är kravet på en obruten nummerserie. Fakturanummer ska löpa i följd utan hopp och utan att samma nummer används två gånger, oavsett om fakturan skickas från ett program, ett kalkylblad eller för hand. Ett faktureringsprogram sköter det här automatiskt så länge du bara skapar fakturor i det — problemet uppstår om du börjar blanda flera system, till exempel ett gratisverktyg för vissa kunder och manuella fakturor för andra. Då är det ditt eget ansvar att hela serien ändå hänger ihop, vilket i praktiken är svårt att garantera. Av det skälet är det klokast att bestämma sig för ett enda faktureringsverktyg tidigt och hålla sig till det, snarare än att växla mellan flera beroende på situation.

Påminnelser är den andra praktiska detaljen värd att väga in. Ett program som automatiskt flaggar obetalda fakturor och kan skicka en betalpåminnelse sparar dig från att själv hålla reda på förfallodatum i huvudet, vilket blir svårare att klara ju fler kunder du fakturerar. Kontrollera om den funktionen ingår i grundnivån eller kräver ett dyrare paket innan du väljer.

Vem ska välja vad

Soloföretagare med enskild firma och ett fåtal fakturor i månaden. Börja i den billigaste och enklaste änden — ett fristående verktyg som Zervant, eller gratisnivån i något av de större systemen. Du behöver inte mer just nu.

Aktiebolag som redan vet att ni ska ha anställda eller en byrå inom kort. Gå direkt till en full svit — Fortnox, Bokio eller Spiris (f.d. Visma eEkonomi) — och använd bara fakturamodulen till att börja med. Det sparar en flytt senare.

Du är osäker på hur snabbt bolaget växer. Räkna på hur mycket manuellt arbete ett senare byte skulle innebära. Är svaret "inte så mycket", vänta med den fulla sviten. Är svaret "en hel del kunddata och historik", överväg att betala lite mer redan nu.

Vad ett byte senare faktiskt innebär

Många som väljer ett fristående faktureringsverktyg tänker inte på bytet förrän det redan är aktuellt. Om du senare behöver full bokföring och byter till ett annat system, följer sällan gamla fakturor och kunduppgifter med automatiskt — du får antingen mata in historiken manuellt eller acceptera att den nya bokföringen börjar helt från noll räknat från bytesdagen. Ju fler kunder och ju längre historik du har hunnit bygga upp i det gamla verktyget, desto mer jobb blir det. Det är inte ett skäl att undvika ett fristående verktyg, men det är ett skäl att fundera på hur troligt ett byte är innan du lägger ner tid på att bygga upp rutiner i det.

Ett sätt att minska smärtan är att med jämna mellanrum, till exempel varje kvartal, exportera fakturor och kunduppgifter ur det verktyg du använder oavsett vilket det är. Då har du åtminstone ett underlag att utgå från den dag ett byte blir aktuellt, i stället för att förlita dig på att en export ska fungera perfekt den dag du faktiskt behöver den.

Innan du bestämmer dig

Fakturering är sällan den enda ekonomifrågan ett nytt företag behöver lösa. Är bolagsformen redan bestämd men budgeten inte klar, lägg in kostnaden för valt program i startkostnadskalkylatorn. Är frågan i grunden om ni behöver full bokföring eller bara fakturering, jämför alternativen i bästa bokföringsprogrammet innan ni bestämmer er för den här vägen.