Bokföring för nybörjare

Bokföring låter större än det är förrän du har gjort det en gång. Det handlar om att skriva ner varje affärshändelse — en betald faktura, ett köpt verktyg, en inbetalning från en kund — som en verifikation med datum, belopp och konto. Gör du det löpande tar varje månad tio minuter. Skjuter du upp det till i januari blir det en helg med en sko-låda kvitton.

Vad bokföringsskyldigheten faktiskt kräver

Alla som driver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Det innebär tre saker i praktiken:

• Varje affärshändelse ska bokföras löpande, i den ordning den sker
• Varje verifikation ska gå att härleda till ett underlag — ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag
• Räkenskapsinformationen ska sparas i sju år, oavsett om verksamheten läggs ner

Bokföringsnämnden (BFN) är myndigheten som skriver de vägledningar bokföringslagen bygger på. Du behöver aldrig läsa dem själv — det är precis det ett bokföringsprogram eller en byrå är byggt för att hantera — men de är facit om något är oklart.

De begrepp som dyker upp först

Verifikation. Varje affärshändelse blir en verifikation: datum, belopp, motpart och vilka konton som påverkas. Ett bokföringsprogram skapar den här automatiskt när du laddar upp ett kvitto eller kopplar banken.

Kontoplan. Svenska företag bokför enligt BAS-kontoplanen — en standardiserad lista över konton (kassa, bank, försäljning, lokalkostnad och så vidare) som gör att alla bokföringsprogram och alla redovisningskonsulter pratar samma språk.

Dubbel bokföring. Varje händelse påverkar minst två konton — pengar kommer alltid någonstans ifrån och går alltid någonstans. Sålt en tjänst för 10 000 kronor ökar både banktillgodohavandet och intäktskontot. Det är det som gör att bokföringen alltid går att stämma av.

Räkenskapsår. Din bokföringsperiod, oftast kalenderår för enskild firma och valfritt men fast tolvmånadersperiod för aktiebolag. Bokslutet — årsredovisning för aktiebolag, förenklat årsbokslut eller NE-bilaga för enskild firma — sammanfattar hela räkenskapsåret.

Kontantmetod eller fakturametod

De flesta nystartade enskilda firmor med lägre omsättning får använda kontantmetoden: du bokför när pengarna faktiskt kommer in eller går ut, och stämmer av mot obetalda fakturor vid årsskiftet. Enklare att komma igång med, och det de flesta bokföringsprogram sätter som standard.

Fakturametoden bokför redan när fakturan skickas eller tas emot, oavsett när den betalas. Aktiebolag måste använda den, liksom enskild firma över den omsättningsgräns Skatteverket och BFN sätter. Har du en gång vuxit ur kontantmetoden byter programmet oftast inställning åt dig — själva bokföringen du redan gjort behöver inte göras om.

Momsen är en del av bokföringen, inte ett eget projekt

Så snart du säljer momspliktiga varor eller tjänster ska momsen bokföras separat från intäkten — 25 procent är normalskattesatsen, med 12 procent på till exempel restaurang- och hotelltjänster och 6 procent på livsmedel, böcker och persontransport. Ett bokföringsprogram räknar och separerar momsen automatiskt när du lägger in en försäljning eller ett inköp, och sammanställer sedan momsrapporten som ska in till Skatteverket. Går du igenom det här mer i detalj finns hela momsflödet i Moms för nyföretagare.

Program eller byrå — välj innan första kvittot

Det finns i praktiken två vägar in:

Ett bokföringsprogram du sköter själv. Passar dig med relativt få verifikationer per månad och tid att lära dig grunderna. Programmet kopplar banken, tolkar kvitton och skickar momsrapporten. Vi har jämfört de fem största i Bästa bokföringsprogrammet.

En redovisningsbyrå. Du skickar underlag, byrån bokför, stämmer av och gör bokslutet. Kostar mer per månad men tar bort hela momentet — värt det för den som hellre lägger tiden på att sälja. Redovisningsbyrå eller sköta det själv går igenom när vågskålen tippar över.

Så kommer du igång på en eftermiddag

1. Öppna ett företagskonto och håll det strikt skilt från din privatekonomi — se Företagskonto för vad banken kräver.
2. Välj program eller byrå innan den första kostnaden dyker upp.
3. Samla alla kvitton digitalt från dag ett — de flesta program fotograferar och tolkar kvitton direkt i mobilen.
4. Koppla banken till programmet så transaktionerna matchas automatiskt mot verifikationerna.
5. Sätt en återkommande tid, till exempel sista fredagen varje månad, för att stämma av det som är okopplat.

Tre misstag som kostar mest

Att vänta med att börja. Bokföringsskyldigheten gäller från start, inte från första fakturan. Ett kvartal av lösa kvitton är svårare att rekonstruera korrekt än det var att bokföra löpande.

Att blanda privat och företag. Ett köp med fel kort blir ett extra bokföringsmoment varje gång, och för aktiebolag riskerar det att räknas som ett förbjudet lån eller en förmån.

Att lämna momsrapporten till sista dagen. Missar du en momsperiod kan Skatteverket ta ut förseningsavgift, och en sen rapport är den vanligaste anledningen till att en nystartad firma får ett skattetillägg helt i onödan.

Är du fortfarande osäker på om du ska sköta det här själv, ta en byrå eller vilket program som passar bäst — startkostnadskalkylatorn lägger in kostnaden i din totala startbudget oavsett vad du väljer.