Dropshipping ser enkelt ut utifrån: du säljer en produkt i din webshop, kunden betalar, och en leverantör – ofta på andra sidan jorden – skickar varan direkt till kunden. Du hanterar aldrig varan själv. Bokföringsmässigt är det både enklare och krångligare än en vanlig webshop på samma gång, och den här guiden går igenom var skillnaden faktiskt ligger.
Ingen egen lagerhantering – men fortfarande två affärshändelser
I en traditionell webshop köper du in varor, lägger dem på lager och värderar lagret vid bokslut. I dropshipping uteblir det steget: varan går aldrig via dig, utan skickas direkt från leverantören till slutkunden. Det betyder att du normalt inte behöver värdera ett eget varulager i bokslutet – en av de saker som gör dropshipping administrativt lättare att komma igång med.
Det som fortfarande gäller är att du har gjort både ett inköp och en försäljning, och de ska bokföras som två skilda affärshändelser även om de i praktiken sker nästan samtidigt. Du köper varan av leverantören till ett pris, du säljer den vidare till kunden till ett annat pris, och mellanskillnaden är din bruttovinst. Ett bokföringsprogram som kopplas mot din webshop och dina leverantörsfakturor bokför normalt köpet och försäljningen som separata poster automatiskt, så du slipper göra det manuellt rad för rad.
- Inget eget lager att värdera vid bokslut, eftersom varan aldrig passerar dig
- Köpet från leverantören och försäljningen till kunden bokförs ändå som två separata händelser
- Ett bokföringsprogram kopplat mot webshop och leverantörsfakturor sköter uppdelningen automatiskt
- Moms, valutakurser och eventuell importhantering är det som kräver extra kontroll
Momsen är mer sammansatt än i en vanlig webshop
I en dropshipping-verksamhet möter du flera olika momssituationer samtidigt, och det är här de flesta nybörjarmisstagen uppstår.
Försäljning till svenska och andra EU-baserade konsumenter följer i grunden samma svenska och EU-gemensamma momsregler som vilken webshop som helst – du lägger på rätt momssats beroende på vad du säljer, precis som beskrivs i moms för nyföretagare.
Inköp från leverantörer utanför EU kan däremot utlösa importmoms och tullhantering på de varor som skickas till din kund, eftersom varan i praktiken förs in i EU även om den aldrig går via dig fysiskt. Exakt hur det slår, och vem som formellt ansvarar för importen i just din leveranskedja, skiljer sig åt beroende på leverantör och upplägg.
Gränsöverskridande försäljning till konsumenter i andra EU-länder har dessutom egna regler utöver den vanliga inhemska momshanteringen, som skiljer sig från att bara sälja till svenska kunder.
Valutakurser – en extra bokföringspost de flesta glömmer
Många dropshipping-leverantörer fakturerar i dollar, euro eller andra valutor snarare än i kronor. Det betyder att beloppet du faktiskt betalar i kronor kan skilja sig från det du bokförde vid inköpstillfället, beroende på hur växelkursen rört sig mellan de två tidpunkterna.
Den differensen ska bokföras separat, som antingen en valutakursvinst eller en valutakursförlust, och den påverkar ditt resultat precis som vilken annan intäkts- eller kostnadspost som helst. De flesta bokföringsprogram räknar ut det här automatiskt utifrån den valutakurs som gällde vid respektive tillfälle, men det är bra att känna till att posten finns – annars kan resultatet se märkligt ut vid bokslut utan att du förstår varför.
När ska försäljningen bokföras?
En vanlig missuppfattning är att bokföringstidpunkten ska följa leveranskedjan – att man ska bokföra först när leverantören faktiskt skickat varan. Så är det inte. Det som avgör är samma bokföringsmetod som gäller för alla verksamheter:
Kontantmetoden bokför när betalningen faktiskt kommer in eller går ut, vilket många mindre enskilda firmor använder. Fakturametoden bokför redan när ordern uppstår eller fakturan skickas, oavsett betalning, och är obligatorisk för aktiebolag samt för enskild firma över en viss omsättningsgräns. Att leverantören skickar varan direkt till slutkunden ändrar inte den principen – valet av metod följer samma regler som för vilken annan verksamhet som helst. Är du osäker på vilken metod som gäller dig går grunderna igenom i bokföring för nybörjare.
Praktiskt flöde i ett bokföringsprogram
I praktiken ser ett dropshipping-flöde ofta ut så här: en kund lägger en order i webshopen och betalar, ordern skickas vidare till leverantören som fakturerar dig, och leverantören skickar varan direkt till kunden. Ett bokföringsprogram som är kopplat mot både webshopens betalningslösning och leverantörens fakturor kan bokföra båda sidorna – intäkten från kunden och kostnaden till leverantören – utan att du manuellt matchar varje order.
Bokio Annonslänk och Fortnox Annonslänk hanterar båda grundflödet med köp, försäljning och momsberäkning per rad. Ingetdera programmet gör den juridiska bedömningen av importmoms eller gränsöverskridande regler åt dig – det är fortfarande ett samtal med Skatteverket eller en redovisningskonsult värt, särskilt innan volymerna växer. Driver du en bredare e-handel vid sidan av dropshipping-delen finns mer om upplägget i e-handel.
Vanliga misstag i dropshipping-bokföring
Att tro att inget lager betyder ingen bokföring. Även utan eget lager ska varje köp och varje försäljning bokföras som separata händelser, med rätt momssats och rätt belopp i kronor.
Att missa importmoms på leverantörer utanför EU. Det är lätt att bara tänka på momsen mot slutkunden och glömma att inköpssidan kan ha egna momskonsekvenser när varan kommer från utanför EU.
Att strunta i valutakursdifferenser. Fakturerar leverantören i utländsk valuta måste kursdifferensen bokföras, annars stämmer inte resultatet vid bokslut.
Att vänta för länge med att stämma av de gränsöverskridande reglerna. Ju större volymer och ju fler länder du säljer till, desto dyrare blir ett misstag att rätta till i efterhand jämfört med att fråga i förväg.
Grundflödet i dropshipping-bokföring är inte svårare än i vilken annan e-handel som helst – det är momsen över landsgränser och valutakurserna som gör att det är värt att lägga lite extra tid på att få rätt från början.
Vanliga frågor
- Behöver jag bokföra ett varulager i en dropshipping-verksamhet?
- Oftast inte i någon större omfattning. Eftersom varan skickas direkt från leverantören till kunden utan att du någonsin har den i egen besittning finns det normalt inget eget lager att värdera vid bokslut. Du har fortfarande ett köp och en försäljning som ska bokföras som två separata händelser.
- Ska jag betala moms på varor som skickas direkt från ett annat land?
- Det beror på var leverantören finns och var kunden finns, och reglerna skiljer sig åt mellan inköp inom EU, inköp utanför EU och försäljning till konsumenter i andra EU-länder. Det här är precis den typen av detalj du bör stämma av med Skatteverket eller en redovisningskonsult innan du skalar upp, eftersom felaktig momshantering vid import kan bli kostsam i efterhand.
- Vad gör jag med valutakursvinster och valutakursförluster?
- Fakturerar leverantören dig i till exempel dollar eller euro påverkas resultatet av att växelkursen ändras mellan köptillfället och betalningen. Skillnaden ska bokföras separat som valutakursvinst eller valutakursförlust, vilket de flesta bokföringsprogram räknar ut automatiskt utifrån aktuell kurs.
- När ska jag bokföra försäljningen – när ordern läggs eller när leverantören skickar varan?
- Det styrs av vilken bokföringsmetod du använder, inte av leveranskedjan. Kontantmetoden bokför när betalningen kommer in, fakturametoden redan när ordern eller fakturan uppstår. Att leverantören skickar varan direkt till kunden ändrar inte den principen.
- Kan jag sköta dropshipping-bokföringen själv i ett vanligt bokföringsprogram?
- Ja, grundflödet – köp, försäljning, moms och valutakursdifferenser – hanteras av vanliga bokföringsprogram. Det som kräver extra uppmärksamhet är gränsöverskridande moms och eventuell importhantering, där det är klokt att stämma av upplägget med en redovisningskonsult innan volymerna blir stora.