Redovisningsbyrå eller sköta bokföringen själv

Frågan dyker upp förr eller senare hos alla nya företagare: ska du lägga tid på att sköta bokföringen själv, eller betala någon annan för att göra det? Det finns inget universellt rätt svar – det är en avvägning mellan pengar, tid och hur mycket risk du är bekväm med att bära själv. Den här guiden går igenom vad som faktiskt skiljer de två vägarna, så att du kan räkna på dina egna siffror i stället för att gissa.

Den verkliga avvägningen: pengar mot tid och risk

Det är lätt att jämföra bara prislappen – ett bokföringsprogram kostar typiskt en bråkdel av vad en redovisningsbyrå tar per månad. Men den jämförelsen missar två saker: din egen tid, och vem som bär risken om något blir fel.

Sköter du bokföringen själv lägger du timmar varje månad på att bokföra löpande, och betydligt fler timmar vid bokslut – att stämma av hela året, göra periodiseringar och färdigställa årsredovisning eller NE-bilaga är inte samma sak som att mata in kvitton löpande. Den tiden har ett värde, oavsett om du räknar den i uteblivna fakturerbara timmar eller bara i stress under en hektisk period.

Anlitar du en byrå betalar du ett högre månadsarvode, men hela ansvaret för att bokföringen blir korrekt utförd, att momsrapporter skickas i tid och att bokslutet håller flyttar över till någon som gör det varje dag. Det du köper är inte bara tid – det är också att slippa vara den som måste hålla koll på regeländringar och deadlines.

• Program du sköter själv: lägre kostnad i kronor, men kräver din egen tid varje månad och särskilt vid bokslut
• Redovisningsbyrå: högre kostnad i kronor, men tar bort både arbetsmomentet och en stor del av risken
• Din tids värde och din riskvilja väger minst lika tungt som prislappen i valet

När det oftast lönar sig att sköta det själv

Att sköta bokföringen själv i ett program passar bäst i ett antal återkommande situationer. Har du relativt få verifikationer per månad – en enskild firma med begränsad omsättning, eller ett aktiebolag i tidigt skede – tar den löpande bokföringen sällan mer än en kvart i veckan om du hänger med. Har du dessutom ett intresse för siffrorna, eller helt enkelt vill förstå din egen ekonomi bättre, ger det en fördel: du ser resultatet löpande i stället för att vänta på en rapport från byrån varje kvartal.

Grundgrejen med bokföring för nybörjare är inte svårare än att lära sig ett nytt verktyg, och ett modernt bokföringsprogram gör en stor del av jobbet automatiskt – kopplar banken, tolkar kvitton och räknar moms per rad. Vill du jämföra vilket program som passar bäst finns en genomgång i bästa bokföringsprogrammet, där både Bokio Annonslänk och Fortnox Annonslänk är vanliga förstahandsval för den som sköter bokföringen själv.

När det oftast lönar sig med en byrå

Vågskålen tippar mot byrå i ett antal situationer som gör bokföringen mer komplex eller mer riskfylld att missa.

När du får anställda. Lönehantering, arbetsgivaravgifter och skatteavdrag är ett eget regelverk med egna deadlines, och fel här kostar snabbt mer än vad en byrås arvode hade gjort.

När du börjar handla med utlandet. Import, export och gränsöverskridande moms lägger till komplexitet som gör det lättare att missa något, särskilt de första gångerna.

När verksamheten får ett fysiskt lager. Lagervärdering vid bokslut är ett moment som kräver mer noggrannhet och som många nyföretagare underskattar tidsåtgången för.

När din egen tid helt enkelt är värd mer. Om varje timme du lägger på bokföring är en timme du inte lägger på att sälja eller leverera, kan byråns arvode vara billigare än vad du förlorar i uteblivna intäkter eller uteblivet välbefinnande.

Ett vanligt och fullt rimligt upplägg är att börja själv i ett program de första åren, och byta till byrå när verksamheten växer förbi någon av de här punkterna. Har du bokfört löpande hela tiden är underlaget redan strukturerat, vilket gör bytet enkelt – byrån slipper rekonstruera något, de tar bara över där du slutade.

Du behöver oftast ett program oavsett vad du väljer

Ett vanligt missförstånd är att en byrå ersätter behovet av ett bokföringsprogram helt. I praktiken behöver de flesta företag ett program ändå – för att fakturera kunder löpande, hålla koll på obetalda fakturor och samla kvitton digitalt. Anlitar du en byrå sköter den bokföringen, avstämningarna och bokslutet, men den dagliga faktureringen sker oftast i samma program, med underlaget som sedan flödar vidare till byrån.

Väljer du att sköta allt själv är programmet i stället hela din bokföringsmotor – det du kopplar banken till, det som räknar moms per rad och det som till slut sammanställer bokslutsunderlaget. Antingen väg du väljer är valet av program alltså inte bortkastat, bara olika stort i omfattning.

Så väger du dina egna siffror

Det enklaste sättet att avgöra vad som är rätt för just din verksamhet är att lägga upp de faktiska kostnaderna sida vid sida: vad kostar programmet per månad, vad skulle en byrå ta, och hur många timmar lägger du själv på bokföringen i dag – värderade till vad din tid faktiskt är värd. För de flesta nyföretagare är svaret tydligt så fort siffrorna väl står bredvid varandra, även om det inledningsvis kan kännas som en svår avvägning.